Залог успешного проведения делового мероприятия — правильно подобранное помещение. Сегодня множество компаний предлагают услуги аренды конференц-зала в разной городской удаленности. С вопроса определения расположения локации, начинается организация события. Спросом пользуются места в центре столицы, поскольку это максимально удобно для приглашенных из всех районов. Также, востребованы площади на территории бизнес-центров или гостиничных комплексов.
Критерии выбора
Семинары, конгрессы, симпозиумы, не обойдутся без пространства, в котором будут чувствовать себя комфортно все гости. Главным параметром подбора выступает просторность, современный дизайн, месторасположение, дополнительное оснащение.
Аренда зала в Киеве предполагает большой ассортимент, можно выбирать под любой формат. Столица готова принимать соотечественников, также иностранных гостей. Помимо посещения события, им предоставляется возможность насладиться красотой местных достопримечательностей.
Отдавая предпочтение локации в центре Киева, добраться до нее не составит труда, ведь расположение считается оптимальным для того, чтобы можно было легко найти место встречи. При этом можно выгодно арендовать локацию на определенный день и срок. Так что, организация в черте города — 50% успеха собрания.
Современное здание, расположенное в исторической части, имеет близкую доступность от ЖД вокзала, метро. Это место, связывающее промышленные, спальные районы с деловой частью столицы. Кроме этого, есть возможность организации автомобильной парковки.
В первую очередь стоит определиться с датой проведения. Учитывают такие моменты, как:
● событие не должно выпадать на государственные праздники и выходные;
● желательно, чтобы не было совпадений с днем проведения подобных собраний у конкурентов;
● учитывают время отпусков;
● понедельник — не лучший день для таких событий. Это обусловлено тем, что большинство людей еще не успели войти в рабочий ритм, у многих будет плохая концентрация внимания.
После определения времени, можно переходить к главному вопросу: «где проводить будущую встречу?».
Подходящее месторасположение
Лучше отдать предпочтение выбору центральной части, здесь есть множество бизнес-центров, гостиниц, тренинговых компаний. Если планируется большой поток слушателей с разных мест, предпочтительно при гостинице, особенно если гости ограничены временем приезда. Для своих сотрудников подойдет пространство в бизнес-центре подальше от офиса.
Приезжие из других уголков или стран, могут разместиться в отеле с конференц-залом, чтобы плодотворно работать и отдыхать. Им не придется тратить время на переезды. Например, в Киеве работает много гостиниц, в которых есть готовые решения. Большинство предлагают полный комплект услуг для организации и проведения презентаций, деловых встреч.
В некоторых зданиях есть несколько локаций, рассчитанных на определенное количество человек. Что позволяет проводить одновременно тренинги, семинары, разной тематики. Киев — богат своей культурой со множеством музеев, художественных галерей, театров. Большинство из них находятся в шаговой доступности от центра. Поэтому у приезжих будет возможность отдохнуть и насладиться окрестностями.
Главное, правильно подобрать площадь с нужным количеством мест для гостей. Для этого, рекомендуется заранее составить список участников. Затем незадолго до события, еще раз согласовать с ними посещение. После можно будет заказывать локацию, способную разместить столько людей. При этом следует оставить несколько свободных кресел. Часто бывает, что кто-то сначала отказывается, потом меняет свое решение.
Присутствующих надо разместить комфортно, предусмотрев форс-мажорные ситуации. Есть залы вместительностью от 30 до 500 человек с хорошей акустикой, дизайнерским оформлением, качественным освещением. Имеется отдельное пространство для фуршета.
Выбор по типу мероприятия
Встреча с партнерами или тренинг, желательно проводить в комнате с круговым расположением столов. Собравшиеся будут видеть лица всех присутствующих. Масштабные собрания, посвященные бизнес-проектам, лучше проводить в просторных помещениях, где имеется возвышение для спикера. Так, его будет видно и слышно, что важно при донесении материала до слушателей.
Корпоративные, неформальные мероприятия эффективней проводить в ненавязчивой обстановке. В таких локациях присутствуют вместо обычных стульев мягкие зоны. Для создания расслабляющей обстановки пространство декорируют растительностью, правильно расставленными столиками.
Дополнительная услуга кейтеринг
Немаловажный момент — заранее предусмотренные перерывы для участников конференций. Для лучшего восприятия информации, паузы особенно актуальны. Это необходимо, чтобы гости отдохнули между докладами, обсудили интересные вопросы и подкрепились.
При превышении количества людей более ста человек, лучше разделить аудиторию на несколько потоков. Таким образом можно избежать очереди в зоне принятия пищи, создать более комфортную обстановку. Необходимо продумать меню, прикинуть график перекусов.
Вместе с арендой конференц-зала можно получить качественное обеспечение кейтеринга готовыми ресторанными блюдами или привозной едой, также обслуживающим персоналом, приборами, столами.
Чтобы успешно провести различные мероприятия, стоит своевременно заказать оборудованный зал в Киеве, имеющий удобное месторасположение в центре. Также не забывайте о комфортном размещении посадочных кресел, отдельной парковке и хорошем техническом оснащении.
Если планируется деловое событие, лучше провести его в самом сердце столицы — Киеве. У вас появится возможность вывести конференцию на новый уровень благодаря комфортному оснащению с изысканной обстановкой и естественным освещением, аудиовизуальному оборудованию и высокоскоростному Wi-Fi. А транспортная развязка, станции метро, помогут быстро добраться до центра города.
