Електронний документообіг у закладах загальної середньої освіти

Триває цифрова трансформація освітнього менеджменту та освітніх процесів в цілому.

Електронний документообіг – це вже не тільки вимога часу, а й правова норма.

Відповідно до наказу Міністерства освіти і науки України № 707 від 08.08.2022 року «Про затвердження Інструкції з веденняділової документації у закладах загальноїсередньої освіти в електронній формі», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 09 вересня 2022 р. за № 1029/3836, усі заклади загальної середньої освіти повинні організувати електронний документообіг і затвердити Інструкцію з ведення ділової документації в електронній формі.

Упровадження електронного документообігу спрямоване передусім на удосконалення управління закладом освіти, забезпечення оперативності, достовірності та цілісності інформації, що використовується в освітній діяльності, можливості організації освітнього процесу з використанням технологій дистанційного навчання та відстеження результатів навчання та оптимізацію процесу діловодства в закладі. Також автоматизація таких процесів забезпечить органи управління у сфері освіти оперативною та актуальною інформацією про діяльність закладів освіти для прийняття ефективних управлінських рішень.

Усі заклади загальної середньої освіти мають запровадити електронні класні журнали. Електронний класний журнал – це окремий електронний документ ділової документації закладу освіти, у якому фіксуються результати навчальних досягнень здобувачів освіти, відвідування ними занять, стан виконання навчальних програм тощо та може бути реалізований як окрема електронна освітня інформаційна система (далі - ОІС) або як її функціональний модуль програмно-апаратного комплексу "Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту"

В електронній формі повинні вестися такі документи закладу загальної середньої освіти:

• 1) класний журнал для I - IV класів;
• 2) класний журнал для V - XI (XII) класів;
• 3) журнал обліку пропущених і замінених уроків;
• 4) журнали здобувачів освіти, які здобувають загальну середню освіту за індивідуальною формою;
• 5) журнал факультативних та гурткових занять;
• 6) журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності;
• 7) особові справи здобувачів освіти;
• 8) алфавітна книга здобувачів освіти;
• 9) особова справа педагогічного працівника;
• 10) журнал реєстрації наказів руху здобувачів освіти;
• 11) накази керівника з кадрових питань особового складу тимчасового зберігання (про відрядження, стягнення, надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням);
• 12) річний план роботи закладу освіти;
• 13) розклад навчальних занять;
• 14) свідоцтва досягнень здобувачів освіти тощо.

Крім того, дані, які збираються в ОІС для ведення ділової документації закладу освіти в електронній формі, передаються до центральної бази даних програмно-апаратного комплексу «Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту» (далі – АІКОМ) та опрацьовуються для заповнення статистичних звітів. Також АІКОМ цифровізує процеси комунікації, сповіщення, опитування, голосування, оперативних зборів даних та оптимізацію даних бізнес-процесів у сфері дошкільної, загальної середньої, позашкільної та професійної (професійно-технічної) освіти та управлінь освітою місцевого та обласного рівнів.

Отже, така модернізація освітнього менеджменту має свої переваги: автоматизація багатьох процесів, дебюрократизація управління освітою, централізація баз даних, економія бюджетних витрат на папір тощо. Цифровізація шкільного діловодства – це ефективне рішення для максимальної залученості до освітнього процесу усіх його учасників.

Управління Державної служби якості освіти

у Житомирській області